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当升级管理升级视野

发布时间:2021-09-14 20:31:28 阅读: 来源:实木床厂家

升级管理 升级视野

2007年5月,实达集团旗下最主要的子公司实达电脑设备有限公司(简称实达外设),与神州数码管理系统有限公司(简称DCMS)正式签署合作协议,引入易拓ERP管理系统和工作流系统,推动企业信息化管理升级。期望通过新的ERP系统上线,带给实达外设新的发展动力,在规范企业管理、提高运营效率的同时进一步强化其在商用外设领域的竞争力。整个信息化建设的经济投入达到数百万元,显示了实达外设借助信息化管理求发展的决心和信心。

时至今日,易拓ERP在实达外设成功上线应用已逾一年,成为公司日常经营必不可少的一个强大工具。正如总经理曾凯忠所言,ERP固然不是万能的,但是没有ERP却是万万不能的。

信息化先锋老树开新花

1988年6月22日,实达电脑公司在福州成立。创业者们的三个初衷为:尝试一种体制,使知识分子通过自己劳动获得合理的报酬;创造一个机制,使科研成果迅速转化为商品;树立一个品牌,参与国际竞争。1996年8月8日,“实达电脑”股票(600734)在上海证交所挂牌上市,成为首家上市IT企业,集团也拥有实达外设,实达PC,实达络,实达电子等二十多家子公司,成为福州市数一数二的经济支柱型企业。其中,实达外设又是集团的旗舰子公司。

实达外设历来重视企业的科学管理与自主创新,成立20年来,其各项业务始终保持高速稳健的增长,终端产品在市场中的占有率也一直保持在40%左右。其中,具有自主技术的打印机销量超过80%以上,技术创新也一直走在国内同行前列。在信息化建设方面,公司也算得上是业内先锋,1995年就用了用友财务,97年开始接触和使用开思ERP,99年自己开发了一套销售管理系统,2001年上了自行研发的客服管理系统,2003年实达被评为福建省制造业信息化应用示范企业。公司在信息化上面的投入迄今已达四五千万元,其中软件投入占到一半。

实达外设信息中心经理俞桥明介绍说,公司97年从实达电脑集团copy了开思的ERP系统在用,和销售、客服、财务等多套系统同时并行,各系统之间很难有数据交互,形成一个个信息孤岛。这些年,信息中心一直在做销售和客服系统的更新和调整。由于新会计准则的颁布实施,对上市公司的财务制度有了更严格的要求,因此财务信息系统及相对应的软硬件设施都有必要进行更换升级。基于这样一个契机,公司领导决定上一套大型ERP系统,为整个信息化搭一个整体平台。通过价格的比对,软件产品的功能、实施风险、成功案例等考察,DCMS的易拓ERP以其对电子制造业强大的管理功能,库存、财务、生产、采购、BI等模块齐全的优势,最终在竞标中胜出,同时实达外设还购买需在实验结果的数据上作出标记了神州数码的工作流系统。

付出与回报并存

在实达工作了六年多的俞经理,一直负责公司各信息系统的维护。作为CIO,主导实施ERP的重任自然落到了他的肩上,领导给了他足够的权限来推动项目的顺利进行。俞经理深知,IT和业务之间的衔接和协调,就是ERP项目经理要做的事情。IT主导往往会导致疏离业务而项目失败,业务主导也会让IT变成附庸失去价值,并且增加实施难度。因此成功的ERP实施需要项目负责人象润滑剂一样去协调各部门,同时也需要各部门的自主配合。

从2007年5月开始,俞经理带领着IT部门的同事,和DCMS的顾问人员为公司员工进行了60多个工作日的各类培训,包括针对性的岗位培训、系统功能培训、数据模拟培训。还专门为受训人员设置了考试,并公布考试成绩,跟效益直接挂钩。其中对于制造部分的培训所花时间最多,正因为如此,后来上线计算MRP(物料需求计划)的时候,准确率达到90%以上,大大减少了误差和硬质PVC发泡塑料作为“未来材料”被广泛用于建筑、装潢、家具、广告等领域调整误差所需的时间与人力,这一结果让IT部门准备好的应急预案没有了用武之地。

俞经理回忆那段难忘的实施经历时说,第一个月算MRP,两个计划人员不断调整。上线后第一天早上,他特意很早就来到岗位上,按照一般经验,第一天是问题出得最多的时候,本以为各部门的会让他应接不暇,但直到下班只接到两三个,而且都很顺利的就解决掉了,并没有出现想象的那么多问题。由于制造部门准备工作做得很充分很到位,并行19天后就全部切换到新系统上了。

财务部门在整个项目过程中是受冲击和变化最大的部门,也是受益最大的部门。据财务总监杨总介据,因为原来公司的信息化基础比较扎实,每个人都是会计电算化和计算机应用的高手,使用原来的用友财务系统很多年,早已习惯了原有的操作流程和原有的操作界面,因此对新系统有较大的抵触心理。尤其对于有十多年工作经验的老会计来说,当程序发生变化,所有的操作都需要重新熟悉和习惯,所以需要一个相对艰难的过程。前三个月是财务部门最困难的时期,成本计算出现了一些问题。那时候经常晚上十二点过了还在核对数据,培训之后财务室的灯也经常是十点多以后还亮着,那是财务人员在输单据,熟悉系统,总监催他们吃饭、赶他们回家,他们自己都不肯走。

所有的付出都得到了应有的回报。三个月过去以后,一位财务主管说,“刚开始觉得这个系统太难用了,但用起来以后发现还真的是很方便很好用。”现在通过系统可以实时监控到各分公司的财务状况,报表上可以自动完成集团报表的合并。以前需要对二十几家的数据一一进行人工复制、粘贴,六张表格就需要做一百二十多份,机械重复的工作量很大。而现在,财务人员的工作量要明显轻松很多。以前的报表是每月15号才加班加点才做出来,现在10号前就可以算出来了,提前了5天。

集成应用提升的不仅是效率

实达外设主要生产打印机和终端机,和其它按订单生产的电子制造企业不同,它主要是库存生产,一般存放着2到3个月的备货。因为一些进口配件的采购周期较长,通常需要提前3个月做销售预测,由各个分公司汇总到总部,然后由总部根据总量安排采购和生产。关键原材料和成品的库存量很大,达到一亿多元。通过现在的易拓系统设置,整个采购的可控性得到了规范和增强。

原来的采购流程在系统内只是下一张采购单,用纸单据在系统外核价,核价跟采购的管理不一致,采购环节的管理存在很大的漏洞。现在的易拓ERP系统内,核价是第一步,有了核价才能到下一步的买采,没有核价就不能进入下一步,也就无法进行采购。当价格发生变化,在系统里由采购部门的经理来审核,重新下订单。以前是由采购部门审核纸的核价单据,总经理签字,流程很长很繁琐,经常会有人拿着单据跑上跑下的到处找领导签字。现在核算单价格和采购单的价格做到了准确一致,更新的频率也比以前快了很多。

易拓对整个存货价值的预留分析有完善的设定,根据库存量等数据可以很快计算出原材料的需求量,采购单根据物在实验机夹具的研发上融会了更先进的设计理念和制造技术料需求计划(MRP)来做,现在做MRP时考虑的因素也比原来更充分,增加了替代料的考虑和管理。此外,原来算MRP要48小时,现在只需半小时。成本计算以前需要天,现在只需15分钟。现在BOM的管理源头是研发部门来负责,接到工程研发单和变更单就进行BOM配置,然后由生产部门根据BOM下生产任务,计算出来的结果更准确也更具参考性。

俞经理说,现在的优势在于集成,打破了过去多个系统间的信息孤岛,最明显的效果莫过于物流和财务的一体化。以前在旧的ERP系统内跑完了以后,还要手工录单据凭证,想要在系统内看多细前瞻布局稀土科技研发,就必须录入多细。现在在统一的平台上,只需录一张凭证,其他部分就自动完成,显著减少了工作量。

特别值得一提的是,实施ERP系统对整个IT部门有一个提升,不仅提高了信息部门在企业内的地位,也帮助IT人员得以快速成长。以前IT部门只是一个后勤服务部门,很少参与公司运营规划,每年年终总结时都很雷同,很难有什么提高。现在基于ERP平台,IT人员对公司各业务部门的运作都有一个相对深入的了解,将会参与到公司的业务流程中去。包括CIO自己的视野也有了极大的拓宽,俞经理说,他在实施和应用ERP的过程中,对财务、销售也都有了比较深入和全面的了解,不仅仅是只懂IT了。

俞经理说,易拓ERP管理系统的上线与应用,将使实达外设的运筹管理进入一个全新的发展阶段。易拓可挖掘的功能还很多,在这个管理系统下,信息化手段会进一步深入到研发、生产、销售、物流、服务等各个环节。实达外设目前正在实施工作流系统,实现公司内的无纸化办公。在和易拓的集成完毕后,计划再上HR系统。未来三到四年内,将持续促进和推动管理系统升级,逐渐把信息化延伸到公司各个角落里去,为实达外设的永续经营提供强劲动力。(end)

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